Ip telefoni så fungerar det i praktiken

När gamla kopparnätet stängs ner behöver både företag och privatpersoner se över sin telefoni. Många upptäcker då att modern Ip telefoni inte bara ersätter den fasta telefonen, utan också öppnar för helt nya arbetssätt. Samtal går över internet, tjänster flyttas till molnet och mobilen blir navet i vardagens kommunikation.

Med rätt lösning blir telefonin mer flexibel, billigare och betydligt enklare att anpassa när behoven ändras. Frågan är inte längre om man ska gå över till ip, utan hur man gör det på ett smart sätt.

Vad ip telefoni är och varför den tar över

Ip-telefoni innebär att röstsamtal skickas över internet i stället för via det traditionella telefonnätet. I grunden handlar det om att rösten omvandlas till datapaket som skickas samma väg som vanlig internettrafik, för att sedan göras om till ljud igen hos mottagaren.

För användaren känns ett samtal fortfarande som ett ”vanligt telefonsamtal”. Skillnaden ligger bakom kulisserna. När samtalen flyttar in i datanätet går det att bygga fler tjänster runt dem, utan dyr specialutrustning.

Några tydliga skäl till att ip-baserad telefoni växer snabbt:

– Lägre kostnader för samtal, särskilt internationellt
– Mindre beroende av fysisk infrastruktur som kopparledningar
– Enkelt att kombinera mobiltelefoner, datorer och fasta bordstelefoner
– Smidig skalning upp och ner särskilt viktigt för företag som växer eller har säsongsvariation

För många företag blir ip-lösningar grunden i en modern, digital arbetsplats. De kan koppla ihop telefonväxel, mobilabonnemang, softphones i datorer och olika typer av telefonnummer i en och samma struktur.

Funktioner som gör ip-baserad telefoni praktisk i vardagen

Det som gör ip-baserad telefoni intressant är inte bara hur samtalet transporteras, utan vilka funktioner som följer med. När samtalen hanteras digitalt går det att bygga flexibla tjänster både för hemmet och kontoret.

Några exempel på praktiska byggstenar:

– Telefonväxel i molnet
En ip-baserad växel gör att samtal kan styras dit de ska, oavsett var medarbetarna befinner sig. Välkomstmeddelanden, menyval, öppettider och köhantering styrs via ett webbgränssnitt. Företag slipper investera i egen växelutrustning och kan anpassa funktionerna efter behov.

– Ringgrupper och smarta köer
Samtal kan ställas till en grupp mobiler eller softphones. För inkommande kundsamtal innebär det att ”första lediga” tar samtalet, utan att någon måste sitta vid en specifik telefon. Det ger en mer levande och rörlig organisation.

– Sip-konton och softphones
Ett sip-konto är i praktiken en ”ip-linje” som går att koppla till en app eller telefon. Med en softphone i mobilen eller datorn blir sip-kontot en extra telefon i befintlig enhet. Många använder det för att skilja på jobb och privat utan att bära två mobiler.

– Flexibla telefonnummer
Ip-baserade lösningar gör det lättare att välja nummer efter behov: lokala nummer, nationella nummer, 020-nummer eller mobila nummer. Ett företag kan till exempel ha lokala nummer i flera städer men låta alla samtal gå till samma växel.
Även privatpersoner kan dra nytta av detta, till exempel genom extra nummer till fritidshus, webbshop eller familjemedlem.

– Tillfälliga och parkerade nummer
Tillfälliga nummer passar vid kampanjer, projekt eller när man inte vill lämna ut sitt ordinarie nummer. Parkerade nummer kan ”ligga vilande” för framtida bruk men ändå behållas. Det underlättar varumärkesbyggande telefonnummer eller nummerkombinationer som är lätta att minnas.

– Vidarekoppling, samtalsfilter och semesterlösningar
Eftersom allt styrs digitalt går det snabbt att ändra vart samtal ska gå, blockera oönskade nummer eller lägga in särskilda lägen vid semester och helger. Istället för att göra manuella omläggningar varje gång kan man bygga upp färdiga scenarier.

När telefonin sköts på det här sättet blir den mer lik en uppsättning byggklossar än en låst tjänst. Man kan börja enkelt och sedan lägga till växel, extra nummer, softphones eller särskilda tjänster allt eftersom behoven växer fram.

Hur företag och privatpersoner kan använda ip-baserad telefoni

Företag som går över till ip-lösningar ser ofta flera effekter samtidigt: nya arbetssätt, bättre kontroll på kostnader och nöjdare kunder. Men även privatpersoner kan utnyttja samma teknik i liten skala.

För företag kan en rimlig väg se ut så här:

1. Välj nummerstrategi
Vill företaget framstå som lokalt, nationellt eller tillgängligt via 020-nummer? Kombinationer är vanliga ett nationellt huvudnummer ihop med lokala nummer som pekar mot samma växel.

2. Sätt upp en enkel molnväxel
Börja med en grundstruktur: välkomstmeddelande, knappval, öppettider, samtal till rätt ringgrupper. Starta smått och lägg till fler funktioner när flödena sätter sig.

3. Koppla in mobiler och softphones
Istället för fasta bordstelefoner får medarbetare använda sina mobiler eller appar i datorn. Det gör arbetsplatsen friare, vilket passar både distansarbete och fältarbete.

4. Lägg till extra funktioner vid behov
Samtalsinspelning för utbildning och kvalitet, samtalsfilter för att blockera störande samtal och tillfälliga nummer för kampanjer kan kopplas på när behoven dyker upp.

Privatpersoner kan ta vara på samma teknik på ett enklare sätt:

– Extra nummer till hemmatelefonen eller som ”familjenummer”
– Semestertelefon som bara är aktiv under vissa perioder
– Tillfälligt nummer vid bostadsförsäljning eller annonsering
– Softphone i mobilen för en separat ”jobblina” utan extra enhet

För många blir ip-lösningar ett sätt att strukturera vardagens samtal. Det går att hålla isär olika roller i livet, men ändå samla allt i samma fysiska telefon.

När fler traditionella nät stänger ner blir ip-baserad telefoni dessutom en nödvändig grund, inte bara ett smart tillval. Skillnaden mellan den som planerar i förväg och den som väntar in i det sista blir ofta stor både tekniskt och kostnadsmässigt.

Företag och privatpersoner som vill ha en enkel väg in i modern ip-baserad telefoni, med fokus på flexibla nummer, sip-konton och smarta tilläggstjänster, kan med fördel se vad viaweb erbjuder på sin plattform.